Как организовать и провести мероприятие или презентацию? Пошаговый план

Мы живет в век технологий и каждый хочет внедрить свою уникальную систему.

Каждый имеет возможность при наличии идеи развить ее в интересное предложение и продать ее компаниям занимающихся в этой сфере. Но как сделать так, чтобы идея заинтересовала потенциального покупателя, как представить ее в лучшем свете, как выделиться среди других предложений.

В данной статье разберем основные алгоритмы проведения презентации, которые позволят вам правильно донести свою идею и полностью раскрыть ее от момента подачи до проработки возражений и перевести все вопросы, вызывающие сомнения в ваши индивидуальные фишки.

Никаких страхов и сомнений, только убежденность в победе!

Цели

Если серьезно подойти к подготовке презентации, становится понятно, что без четкого определения цели не стоит и начинать презентацию. То есть без цели, мы не достигнем нужного результата. Разберем некоторые из основных целей презентации:

1. Предоставление информации
   Информацию, которые мы собираемся презентовать аудитории, может быть разной направленности: обучающая, финансовая сводка, политическая информация. Главное, что мы делаем выборку и оформляем информацию в понятный формат для зрителей и слушателей.
2. Убеждение вашей аудитории
   Для того, чтобы аудитория заинтересовалась и поверила достоверности предоставляемой информации вы должны логически верно презентовать материал. Не должно быть спорных моментов и вопросов на которые вы не можете дать ответа.
3. Замотивировать слушателей к действию
   Эта цель едва ли не самая важная, её используют и в продажах, для привлечения аудитории и просто для развития компаний, когда руководители стремятся замотивировать сотрудников на развитие и достижение целей компании совместными усилиями.
4. Продвижение своего товара или услуги
   Во время презентации мы рассказываем о своем предложении потенциальному покупателю, раскрываем все фишки своего предложения, отвечаем на любые вопросы покупателя и заинтересовываем его.
5. Передача идеи, поиск вдохновения
   Когда у компании появляется какая-то идея, но возникают вопросы, как ее внедрить. Можно собрать группу и преподнести им идею, далее выслушать предложения и перейти к принятию решения.
6. Рассказ о себе
   Через презентацию мы можем рассказать о себе, о компании. Таким образом мы подкрепляем слова визуальным рядом, чтобы это было интереснее и информативнее.

Виды презентаций

1. Презентация компании
   Данный вид презентации нацелен на формирование у аудитории необходимого образа компании. Тут же мы можем подать информацию раскрывающую направление вида деятельности компании и реализуемые продукты.
2. Презентация продукта
   Главная цель презентации товаров состоит в самой демонстрации товара, который необходимо вывести на рынок и сформировать потребность в покупке.
3. Индивидуальная презентация продукта
   Индивидуальная презентация рассчитана на одного или нескольких человек с целью информирования их о полезности продукта.
4. Презентация-демонстрация образцов
   Данный вид презентации ориентирован на широкую аудиторию людей, не знакомых с продуктом.
   
   Цель – познакомить слушателей с товаром демонстрируя образцы продукта. Такой вид презентации зачастую происходит после проведения индивидуальной презентации, то есть клиент желает познакомиться с образцами уже лично.
5. Презентация услуги
   Чаще всего такой вид презентации нацелен на привлечение внимания к услуге, а также для того, чтобы вызвать желание воспользоваться предлагаемыми возможностями услуги.
   
   Обычно на таких презентациях спикер активно рассказывает о предоставляемой услуге и раскрывает её преимущества для участников презентации. Чаще всего по окончании презентации организаторы нацелены закрыть сделку, т.е. подвести к покупке или заключению договора.

План

Перед проведением презентации мы должны понимать по какому плану будем действовать, преподносить информацию, чтобы она усвоилась наиболее легко у слушателей и принесла наибольшую эффективность.

План презентации мы можем разделить на несколько направлений. Рассмотрим подробнее каждое из этих направлений.

1. Продумываем план проведения презентации:
   • как мы будет вести работу по привлечению внимания аудитории;
   • с чего начнем презентацию;
   • что будет в основной части нашей презентации;
   • какова будет заключительная часть презентации.
2. Основная часть презентации
   Здесь нужно очень подробно расписать содержание презентации – что и за чем следует.
3. Формат презентации
   Формат презентации должен быть изначально выбран какой-то один. Формат определяется задачей презентации и целевой аудиторией участников.
4. Техническая организация презентации
   Сюда можно отнести всю внешнюю атрибутику: звуковое и световое оснащение, декорирование помещения, необходимые инструменты для проведения презентации (флипчарт, доска, маркеры, ноутбук). Также не стоит забывать про раздаточные материалы участникам презентации.
5. Управление процессом презентации
   Управление процессом презентации состоит в том, чтобы принять аудиторию и помочь ей подготовиться к участию в презентации, а также оказывать всяческую поддержку во время презентации и по её окончании. Здесь же нужно проконтролировать работу подрядчиков по организации презентации.
   
   Успешная организация презентации состоит из соблюдения всех требований к проведению презентации. Обеспечив должный уровень качества презентации, организаторы смогут достичь поставленных целей.

Структура

Все выступления спикеров на презентации строятся по единому плану: вступление, основная часть, кульминация и заключение.

Вступление

Задача вступления – заинтересовать аудиторию темой. Для начала нужно наладить контакт, для чего отлично подойдут разнообразные виды взаимодействия лично со слушателями, шутки. Чтобы поднять интерес аудитории, можно рассказать о своем практическом опыте, реальных случаях из практики.

Основная часть

Основная часть – это цепочка рассуждений с аргументами, которые доказывают ваш изначальный тезис. Например, что товар решает проблему или что научный вывод верен, который строится из нескольких этапов:

1. Тезис – краткая формулировка того, что нужно доказать.
2. Доказательство: аргумент 1, аргумент 2 и так далее.
3. Выводы по тезису.

В презентации может быть так, что нужно доказывать не один, а целый ряд тезисов, которые в свою очередь будут доказывать другой тезис более высокого уровня.

Например, необходимо доказать, что некая компания «N» самая лучшая. Для того, чтобы это сделать, нужно сначала обосновать, что фирма действительно надежная, профессиональная с продуктом отличного качества и низкими ценами. После чего подвести к тому, что эти качества и являются доказательством главного тезиса – первенства организации на рынке.

Кульминация

Задача кульминации – сделать главное предложение аудитории. Если презентация является продающей, то необходимо подтолкнуть слушателей к покупке, сделке, сотрудничеству. Если презентация является информационной, то нужно указать, какие действия должны следовать из вывода доклада.

Заключение

Задача заключения – напомнить слушателям всю предшествующую логику повествования, еще раз подтолкнуть ее к действию, подвести итоги. Здесь не нужно пытаться пересказать повторно выступление. Необходимо сделать все максимально кратко, в нескольких предложениях².

Оценка эффективности

Проведение презентации всегда преследует свои цели. Чаще всего это цель — продать нужный продукт или услугу. Следовательно, после проведения презентации нам необходимо подвести итоги и определить эффективность.

Здесь рассмотрим 7 вариантов оценки эффективности презентации:

• По цели — достигнута нами цель или нет.
• По переходам — для этого необходимо поставить специальную ссылку на сайте, чтобы мы смогли вывести статистику.
• По реакции аудитории — в данном формате мы можем провести голосование или опросник (анкетирование).
• По обратной связи — опрос аудитории.
• По публикациями в СМИ — читаем статьи и считаем упоминание мероприятия, компании или спикера.
• По тиражированию — это можно понять по количество скачиваний в интернете
• По чек-листу — тут мы заранее должны подготовить опросник и раздать аудитории. ³

Обратная связь

После проведения презентации нам хочется получить обратную связь, чтобы понимать, насколько тема или продаваемый продукт заинтересовал аудиторию или клиентов. Каким образом мы можем это сделать?

Начнем с разбора различных приемов для получения обратной связи:

Прием «Дай пять».

Просим оценить клиента насколько он оценивает услышанное предложение от 1 до 5. Где 1 — совсем не нравится, а 5 — все понравилось, заинтересовало. Если мы слышим, что клиент дал оценку 4 или 5, то переходим к закрытию сделки (завершению продажи). Если выставлена оценка 3 или 2, то нужно перейти к усилению напора на выгоды получаемые клиентом, чтобы укрепить решимость или сильнее заинтересовать.

Прием «Минусы и плюсы».

Этот прием дает возможность сместить фокус внимания клиента на положительных, с его точки зрения, моментах предложения.

Если мы видим, что клиент недостаточно остался убежден после проведения презентации, то мы можем спросить: «Какие на ваш взгляд минусы и плюсы данного предложения?». Причем делаем голосом акцент на слове плюсы. Как показывает практика, клиент начнет перечислять сначала плюсы предложения, которые вы можете усилить своими встречными предложениями. Основываясь на этой базе вам проще будет отработать минусы (возражения)⁴.

Тут мы рассмотрели частные приемы, которые мы можем использовать в процессе проведения презентации, далее мы перечислим основные методы получения обратной связи после презентации.

1. Опрос
   Опрос может быть проведен сразу же с возможным голосованием или вы можете использовать интерактивное голосование, если для этого у вас имеются возможности конференц-зала.
2. Анкетирование
   Для этого потребуются листы с вопросами для ответов по теме презентации.
   
   Также вы оставляете слушателям свои координаты для повторного обращения к вам за вопросами и собираете контакты потенциальных пользователей.
3. Отзывы
   Вы можете подготовить платформу для отправки отзывов или просто оставить листы для обратной связи