Какое оборудование нужно для бизнес-конференции

Сегодня информация занимает наиважнейшую роль в общественных связях. Способы её распространения стремительно претерпевает изменения под влиянием цифровых технологий. Меняются способы передачи информации и форма её представления. Теперь не обязательно лететь несколько часов в другую страну, чтобы обсудить условия сделки. Сейчас, в условиях экономии времени, в обычную жизнь входит видео-связь, которая помогает ускорить получение информации во всех направлениях.

Сегодня мы рассмотрим все тонкости подготовки оборудования для бизнес-конференции.

Какое бывает оборудование и оснащение

Для начала коснемся вопроса, по каким критериям нам определить перечень и подобрать оборудование и оснащение для проведения конференции.

Начнем с того, что оснащение подбирается отдельно для каждого конкретного мероприятия и необходимо учесть ряд факторов:

1. Тип проводимого мероприятия
   Если мы правильно сможем подобрать оборудование, то конференция пройдет комфортно для всех участников. Поэтому перед проводимым мероприятием обязательно нужно узнать его формат: будет ли это совещание в виде презентации, или переговоры в видео-формате;
2. Размер помещения.
   Главная задача интерьера удовлетворять потребности пользователей. Перегружать зал мебелью или декорациями нет никакого смысла.
3. Количество участников.
   Каждый участник должен быть оснащен минимальным набором аппаратуры;
4. Характер воспроизводимого материала.
   К примеру, в зависимости от случая, в переговорных комнатах может быть достаточно только аудиосистемы, но если ход мероприятия требует воспроизведения мультимедийных файлов или презентаций, тогда требуются экраны и проекторы;  
5. Дополнительные возможности.
   Обеспечиваются интерактивными системами, которые позволяют участникам мероприятия взаимодействовать друг с другом (обмениваться файлами, документами), независимо от места дислокации.

Базовый набор оборудования, которое нужно для конференции

В базовом наборе для конференции потребуются технические средства:

• системы отображения визуальной информации (дисплеи, экраны, видеостены);
• звуковое сопровождение мероприятия (микрофонные стойки для докладчиков конференции);
• устройства, позволяющие проводить голосование;
• оборудование для архивирования и документирования информации;
• системы, обеспечивающие видеосвязь (камеры, микрофоны);
• оборудование для синхронного перевода.

Перечисленные элементы не будут работать в единой связке без коммутационных узлов и интегрированного управления. ¹

Визуальное отображение информации

Визуализация информации помогает нам лучшее ее понять и усвоить. Фотографии или схемы позволяют лучше понять материал и быстрее ухватить его суть. С помощью визуала мы можем гораздо быстрее донести наши мысли и идеи.

Основные виды визуальной информации на сегодня это:

• Фотографии
• Иллюстрации (карикатуры, графический дизайн)
• Видеоролики, анимация и gif-анимация
• Инфографика (таблицы, схемы, графики, диаграммы и т. д.)
• Дизайн страниц, фирменный стиль, шрифт.²

3 универсальных правила визуализации

Предлагаем рассмотреть три базовых правила визуализации информации:

1. Используйте изображения там, где это уместно
2. Выбирайте простые, яркие образы, доступные аудитории
   Решив представлять информацию в визуальной форме, выбирайте самый простой и понятный образ. Не перегружайте зрителей большим количеством картинок. Бывает достаточно одного простого рисунка или эффектной фотографии, чтобы донести до зрителей свою идею.³
3. Используйте метафоры и эмоциональные образы
   Чем ярче впечатление вызовет ваша информация, тем лучше запомнят ее ваши зрители.

Звук

Благодаря аудиооборудованию в конференц-зале участники мероприятия могут отчётливо слышать друг друга, несмотря на расстояние или посторонние звуки. Во время презентаций и собраний особенно важно, чтобы аудитория разборчиво слышала выступление докладчика или аудио и видео материалы. Для этого конференц-зал оборудуют отдельными решениями или целым комплексом взаимосвязанных устройств для полного звукового сопровождения.

Чаще всего для воспроизведения аудио в конференц-зале применяют широкополосные динамики. Их можно расположить на стене или монтировать в подвесной потолок — это позволяет экономить пространство в помещении и обеспечивает хорошую слышимость в любой точке зала.

Для захвата голоса участников мероприятия в небольших и средних по размеру помещениях можно использовать спикерфоны, которые оснащаются встроенными динамиками и микрофонами. Преимуществ у такой аппаратуры много — есть встроенные технологии эхо- и шумоподавления, можно использовать беспроводное подключение, а также увеличивать зону звукового покрытия за счёт последовательного соединения нескольких спикерфонов по цепи.

Центральный элемент системы озвучивания — микширующий усилитель, к которому подключают все динамики, микрофоны и прочее аудио оборудование.

Для мероприятий с большим количеством людей конференц-залы оснащают современными цифровыми конгресс-системами. Благодаря центральному блоку управления можно контролировать ход дискуссии, задавать приоритет и очередь выступлений, контролировать порядок проведения мероприятия. Дополнительно такие системы могут обеспечивать возможности голосования и синхронного перевода. ⁴

Видеоконференцсвязь

Видеосвязь уже давно стала альтернативой очным встречам и командировкам. При этом ВКС многократно превосходит возможности любой телефонии или стандартных мобильных операторов.

Чтобы эффективно применять ВКС в вашей работе, нужно не только отчетливо видеть и слышать участников, но и иметь возможность пригласить в конференцию нужное количество участников, обеспечить защиту и конфиденциальность переговоров, а также обмениваться дополнительными материалами.

ВКС-решения разделяются на аппаратные и программные — последние пользуются большой популярностью из-за возможностей масштабирования, простоты обслуживания и удобного интерфейса.

Среди аппаратных решений для ВКС выделяют ряд основных устройств: ВКС-терминалы, серверы MCU и видеобары.

ВКС-терминал — готовый комплект оборудования, который состоит из видеокамеры с поворотным механизмом, одного или нескольких микрофонов, а также аппаратного кодека для обеспечения ВКС. Часто терминалы поставляют с пультом дистанционного управления.⁴

Презентационное оборудование

Для проведения яркой и впечатляющей презентации потребуется:

• Мультимедийный проектор, который должен обладать низким уровнем шума, большим ресурсом и способностью быстро приходить в готовность после включения. Важно наличие различных входов для поступления сигнала (основные, это VGA, HDMI и S-Video).
• Проекционный экран, основные параметры это размеры, которые должны соответствовать масштабам помещения, метод крепления (на стене или на штативе), тип привода для разворачивания и сворачивания.
• Интерактивная доска работает в связке с компьютером, проектором и соответствующим программным обеспечением. Хотя существует стереотип, что это прибор для университета или школы, но интерактивная доска также удобна для конференций или деловых встреч, где не просто слушают лектора, но и происходит диалог. В ходе выступления элементы на интерактивной доске можно изменять, отмечать, комментировать, воздействуя рукой или специальным электронным маркером.
• Микрофон.
• Плазменная панель, которая благодаря своему размеру может выступать большим монитором для ноутбука, транслирующего презентацию.
• Оверхед-проектор предназначен для показа слайдов с прозрачной пленки.
• Электронный маркер (если этого требуется для конкретной модели интерактивной доски).

Хотя в некоторых ситуациях выступающему может хватить обычной доски для маркера или флипчарта, настоящую интерактивность и удобство управления отображаемой информацией дают только электронные устройства. ⁵