Для тех, кто ценит уют,
комфорт и внимание
119571, МОСКВА,
ЛЕНИНСКИЙ ПРОСПЕКТ, Д.158

Какое оборудование нужно для бизнес-конференции

Сегодня информация занимает наиважнейшую роль в общественных связях. Способы её распространения стремительно претерпевает изменения под влиянием цифровых технологий. Меняются способы передачи информации и форма её представления. Теперь не обязательно лететь несколько часов в другую страну, чтобы обсудить условия сделки. Сейчас, в условиях экономии времени, в обычную жизнь входит видео-связь, которая помогает ускорить получение информации во всех направлениях.

Сегодня мы рассмотрим все тонкости подготовки оборудования для бизнес-конференции.

Какое бывает оборудование и оснащение

Для начала коснемся вопроса, по каким критериям нам определить перечень и подобрать оборудование и оснащение для проведения конференции.

Начнем с того, что оснащение подбирается отдельно для каждого конкретного мероприятия и необходимо учесть ряд факторов:

  1. Тип проводимого мероприятия
    Если мы правильно сможем подобрать оборудование, то конференция пройдет комфортно для всех участников. Поэтому перед проводимым мероприятием обязательно нужно узнать его формат: будет ли это совещание в виде презентации, или переговоры в видео-формате;
  2. Размер помещения.
    Главная задача интерьера удовлетворять потребности пользователей. Перегружать зал мебелью или декорациями нет никакого смысла.
  3. Количество участников.
    Каждый участник должен быть оснащен минимальным набором аппаратуры;
  4. Характер воспроизводимого материала.
    К примеру, в зависимости от случая, в переговорных комнатах может быть достаточно только аудиосистемы, но если ход мероприятия требует воспроизведения мультимедийных файлов или презентаций, тогда требуются экраны и проекторы;  
  5. Дополнительные возможности.
    Обеспечиваются интерактивными системами, которые позволяют участникам мероприятия взаимодействовать друг с другом (обмениваться файлами, документами), независимо от места дислокации.

Базовый набор оборудования, которое нужно для конференции

В базовом наборе для конференции потребуются технические средства:

  • системы отображения визуальной информации (дисплеи, экраны, видеостены);
  • звуковое сопровождение мероприятия (микрофонные стойки для докладчиков конференции);
  • устройства, позволяющие проводить голосование;
  • оборудование для архивирования и документирования информации;
  • системы, обеспечивающие видеосвязь (камеры, микрофоны);
  • оборудование для синхронного перевода.

Перечисленные элементы не будут работать в единой связке без коммутационных узлов и интегрированного управления. 1

Визуальное отображение информации

Визуализация информации помогает нам лучшее ее понять и усвоить. Фотографии или схемы позволяют лучше понять материал и быстрее ухватить его суть. С помощью визуала мы можем гораздо быстрее донести наши мысли и идеи.

Основные виды визуальной информации на сегодня это:

  • Фотографии
  • Иллюстрации (карикатуры, графический дизайн)
  • Видеоролики, анимация и gif-анимация
  • Инфографика (таблицы, схемы, графики, диаграммы и т. д.)
  • Дизайн страниц, фирменный стиль, шрифт.2

3 универсальных правила визуализации

Предлагаем рассмотреть три базовых правила визуализации информации:

  1. Используйте изображения там, где это уместно
  2. Выбирайте простые, яркие образы, доступные аудитории
    Решив представлять информацию в визуальной форме, выбирайте самый простой и понятный образ. Не перегружайте зрителей большим количеством картинок. Бывает достаточно одного простого рисунка или эффектной фотографии, чтобы донести до зрителей свою идею.3
  3. Используйте метафоры и эмоциональные образы
    Чем ярче впечатление вызовет ваша информация, тем лучше запомнят ее ваши зрители.

Видеообзорконференц-залов

Звук

Благодаря аудиооборудованию в конференц-зале участники мероприятия могут отчётливо слышать друг друга, несмотря на расстояние или посторонние звуки. Во время презентаций и собраний особенно важно, чтобы аудитория разборчиво слышала выступление докладчика или аудио и видео материалы. Для этого конференц-зал оборудуют отдельными решениями или целым комплексом взаимосвязанных устройств для полного звукового сопровождения.

Чаще всего для воспроизведения аудио в конференц-зале применяют широкополосные динамики. Их можно расположить на стене или монтировать в подвесной потолок — это позволяет экономить пространство в помещении и обеспечивает хорошую слышимость в любой точке зала.

Для захвата голоса участников мероприятия в небольших и средних по размеру помещениях можно использовать спикерфоны, которые оснащаются встроенными динамиками и микрофонами. Преимуществ у такой аппаратуры много — есть встроенные технологии эхо- и шумоподавления, можно использовать беспроводное подключение, а также увеличивать зону звукового покрытия за счёт последовательного соединения нескольких спикерфонов по цепи.

Центральный элемент системы озвучивания — микширующий усилитель, к которому подключают все динамики, микрофоны и прочее аудио оборудование.

Для мероприятий с большим количеством людей конференц-залы оснащают современными цифровыми конгресс-системами. Благодаря центральному блоку управления можно контролировать ход дискуссии, задавать приоритет и очередь выступлений, контролировать порядок проведения мероприятия. Дополнительно такие системы могут обеспечивать возможности голосования и синхронного перевода. 4

Видеоконференцсвязь

Видеосвязь уже давно стала альтернативой очным встречам и командировкам. При этом ВКС многократно превосходит возможности любой телефонии или стандартных мобильных операторов.

Чтобы эффективно применять ВКС в вашей работе, нужно не только отчетливо видеть и слышать участников, но и иметь возможность пригласить в конференцию нужное количество участников, обеспечить защиту и конфиденциальность переговоров, а также обмениваться дополнительными материалами.

ВКС-решения разделяются на аппаратные и программные — последние пользуются большой популярностью из-за возможностей масштабирования, простоты обслуживания и удобного интерфейса.

Среди аппаратных решений для ВКС выделяют ряд основных устройств: ВКС-терминалы, серверы MCU и видеобары.

ВКС-терминал — готовый комплект оборудования, который состоит из видеокамеры с поворотным механизмом, одного или нескольких микрофонов, а также аппаратного кодека для обеспечения ВКС. Часто терминалы поставляют с пультом дистанционного управления.4

Презентационное оборудование

Для проведения яркой и впечатляющей презентации потребуется:

  • Мультимедийный проектор, который должен обладать низким уровнем шума, большим ресурсом и способностью быстро приходить в готовность после включения. Важно наличие различных входов для поступления сигнала (основные, это VGA, HDMI и S-Video).
  • Проекционный экран, основные параметры это размеры, которые должны соответствовать масштабам помещения, метод крепления (на стене или на штативе), тип привода для разворачивания и сворачивания.
  • Интерактивная доска работает в связке с компьютером, проектором и соответствующим программным обеспечением. Хотя существует стереотип, что это прибор для университета или школы, но интерактивная доска также удобна для конференций или деловых встреч, где не просто слушают лектора, но и происходит диалог. В ходе выступления элементы на интерактивной доске можно изменять, отмечать, комментировать, воздействуя рукой или специальным электронным маркером.
  • Микрофон.
  • Плазменная панель, которая благодаря своему размеру может выступать большим монитором для ноутбука, транслирующего презентацию.
  • Оверхед-проектор предназначен для показа слайдов с прозрачной пленки.
  • Электронный маркер (если этого требуется для конкретной модели интерактивной доски).

Хотя в некоторых ситуациях выступающему может хватить обычной доски для маркера или флипчарта, настоящую интерактивность и удобство управления отображаемой информацией дают только электронные устройства. 5

Список литературы

  1. https://bigpicture.ru/kakoe-oborudovanie-nuzhno-dlja-konferencii/
  2. https://moluch.ru/archive/260/59960/
  3. https://4brain.ru/blog/sovremennye-instrumenty-vizualizacii/
  4. https://unitsolutions.ru/blog/stati/kak-vybirat-oborudovanie-dlya-audio-i-videokonferenczij
  5. http://cridex.ru/blog/tekhnologii-/chto-takoe-prezentatsionnoe-oborudovanie/

Отель «Салют» включает в себя полный комплекс услуг по аренде конференц-залов, необходимых для полноценного проведения конференций, тренингов, семинаров, лекций и презентаций.

8 классических конференц-залов (от 8 до 500 человек)
Комплиментарный час
для подготовки мероприятия
Фуршетное меню
(кофе-брейки, банкеты, фуршеты)
Профессиональное
аудио и видео
оборудование
Высокоскоростной
интернет
Автомобильная
парковка
Персональный
менеджер

Контакты

ОТЕЛЬ «САЛЮТ»
119571 Россия Москва Ленинский проспект, д. 158

МЕНЕДЖЕР КОНФЕРЕНЦ-СЛУЖБЫ:
Телефон: +7 (495) 234 93 18

event@hotelsalut.ru

Отправить запрос
Отправить запрос