Сегодня информация занимает наиважнейшую роль в общественных связях. Способы её распространения стремительно претерпевает изменения под влиянием цифровых технологий. Меняются способы передачи информации и форма её представления. Теперь не обязательно лететь несколько часов в другую страну, чтобы обсудить условия сделки. Сейчас, в условиях экономии времени, в обычную жизнь входит видео-связь, которая помогает ускорить получение информации во всех направлениях.
Сегодня мы рассмотрим все тонкости подготовки оборудования для бизнес-конференции.
Какое бывает оборудование и оснащение
Для начала коснемся вопроса, по каким критериям нам определить перечень и подобрать оборудование и оснащение для проведения конференции.
Начнем с того, что оснащение подбирается отдельно для каждого конкретного мероприятия и необходимо учесть ряд факторов:
- Тип проводимого мероприятия
Если мы правильно сможем подобрать оборудование, то конференция пройдет комфортно для всех участников. Поэтому перед проводимым мероприятием обязательно нужно узнать его формат: будет ли это совещание в виде презентации, или переговоры в видео-формате; - Размер помещения.
Главная задача интерьера удовлетворять потребности пользователей. Перегружать зал мебелью или декорациями нет никакого смысла. - Количество участников.
Каждый участник должен быть оснащен минимальным набором аппаратуры; - Характер воспроизводимого материала.
К примеру, в зависимости от случая, в переговорных комнатах может быть достаточно только аудиосистемы, но если ход мероприятия требует воспроизведения мультимедийных файлов или презентаций, тогда требуются экраны и проекторы; - Дополнительные возможности.
Обеспечиваются интерактивными системами, которые позволяют участникам мероприятия взаимодействовать друг с другом (обмениваться файлами, документами), независимо от места дислокации.
Базовый набор оборудования, которое нужно для конференции
В базовом наборе для конференции потребуются технические средства:
- системы отображения визуальной информации (дисплеи, экраны, видеостены);
- звуковое сопровождение мероприятия (микрофонные стойки для докладчиков конференции);
- устройства, позволяющие проводить голосование;
- оборудование для архивирования и документирования информации;
- системы, обеспечивающие видеосвязь (камеры, микрофоны);
- оборудование для синхронного перевода.
Перечисленные элементы не будут работать в единой связке без коммутационных узлов и интегрированного управления. 1
Визуальное отображение информации
Визуализация информации помогает нам лучшее ее понять и усвоить. Фотографии или схемы позволяют лучше понять материал и быстрее ухватить его суть. С помощью визуала мы можем гораздо быстрее донести наши мысли и идеи.
Основные виды визуальной информации на сегодня это:
- Фотографии
- Иллюстрации (карикатуры, графический дизайн)
- Видеоролики, анимация и gif-анимация
- Инфографика (таблицы, схемы, графики, диаграммы и т. д.)
- Дизайн страниц, фирменный стиль, шрифт.2
3 универсальных правила визуализации
Предлагаем рассмотреть три базовых правила визуализации информации:
- Используйте изображения там, где это уместно
- Выбирайте простые, яркие образы, доступные аудитории
Решив представлять информацию в визуальной форме, выбирайте самый простой и понятный образ. Не перегружайте зрителей большим количеством картинок. Бывает достаточно одного простого рисунка или эффектной фотографии, чтобы донести до зрителей свою идею.3 - Используйте метафоры и эмоциональные образы
Чем ярче впечатление вызовет ваша информация, тем лучше запомнят ее ваши зрители.