Зал для конференции. Как выбрать?

Конференц мероприятия, как часть делового и научного взаимодействия, становятся все более востребованными и популярными.

Крупные организации, научные центры, большие холдинги стараются проводить массовые мероприятия для обмена опытом и обучения.

Такие мероприятия всегда дают мощный толчок в развитии, позволяют оценить привычные вещи с новой стороны и подталкивают на создание новых идей и проектов.

Поэтому сегодня мы рассмотрим, как грамотно подойти к подготовке конференции и выбрать конференц зал.

Что такое конференц-зал

Конференц-зал - это специально оборудованное помещение для проведения различных корпоративных мероприятий: переговоров, конференций, тренингов, семинаров, торжественных событий. ¹

Конференц-зал отличается от переговорных комнат тем, что может вместить в себя больше людей, и обеспечить комфортные и качественные презентации и совещания.

Подготовка

На любой конференции, вне зависимости от статуса и количества участников, главными являются обсуждение и решение задач, общение по конкретным темам. Участники не должны испытывать никаких технических или организационных проблем, отвлекаться на сторонние вопросы. Вот почему так важно грамотно планировать конференцию: правильно выбрать место и формат проведения, метод работы, предусмотреть технические возможности. ³

Во-первых, имеют значение масштаб и уровень конференции. Если предполагается мероприятие, длительностью в несколько дней и с приездом иногородних гостей, лучше отдать предпочтение крупным гостиничным комплексам, чтобы участники могли с комфортом разместиться на проживание.

Во-вторых, конференц-зал должен быть хорошо оборудован технически, быть красиво оформленным, уютным, располагающим к активной мыслительной деятельности.

В-третьих, хорошо, когда организационные моменты конференции возлагаются не на участников, а на сотрудников комплекса, которые достаточно опытны в таких вопросах.

Оборудование

В оснащение  конференц-залов входят конгресс-системы (конференц-системы), это комплекс микрофонов который позволяет эффективно общаться участникам переговоров. Этот комплекс обладает рядом очень удобных и полезных функций, таких как управляющий пульт (пульт руководителя), идентификацию участников, синхронный перевод, голосование и многое другие. Также в состав оборудования для конференц-залов входит видеопередающее оборудование: мониторы, видеостены,  LCD и плазменные панели, для видео конференций, и презентаций. Также при проектировании конференц-залов ставятся крупные сенсорные панели, это современные решения, которые позволяют удобно обращаться с презентуемым контентом, они очень хорошо и эффективно смотрятся и расширяют возможности конференц-зала. Неотъемлемой частью оборудования конференц-зала является акустика, хорошая акустическая система – залог успешных и качественных переговоров. ²

Стоимость

Стоимость аренды зависит от количества гостей, схемы рассадки и формата мероприятия.

Как мы видим, тут указан размер помещения, и вместимость этого помещения в зависимости от рассадки. Поэтому, определяемся с этими параметрами и учитываем на сколько часов нам необходимо арендовать помещение для комфортного проведения конференц мероприятия.

Расчет количества мест

При подготовке к конференции есть свои особенности, которые непременно надо учитывать при планировании мероприятия:

1) Количество участников – их, как правило, от 50 до 100, нередко и выше, поэтому конференц-зал должен быть достаточно просторным, желательно, чтобы также был дополнительный, более компактный, зал для детальной проработки какого-либо направления в теме обсуждения.

Схемы расположения аудитории

Схемы расположения мест в конференц-зале существуют различные. Но все они являются разными вариациями 5 основных видов расположения:

1. Т-образного размещения
2. Круглый стол
3. Стол переговоров
4. Класс
5. Театр

Рассмотрим каждый из этих видов расположения мест в конференц-зале подробнее.

Т-образное расположение
Руководитель или ведущий мероприятия руководит процессом, поочередно выслушивая каждого и говорит сам.

Круглый стол
Наиболее подходящий вариант для проведения мероприятия, где необходима почувствовать себя «на равных». Все участники хорошо видят друг друга, легче высказывают свое мнение. Форма стола не обязательно должна быть круглой. Несколько столов могут быть составлены вместе и может по форме получаться квадрат или прямоугольник.

Стол переговоров
Этот способ размещения мест схож с Т-образным, но имеет некоторые отличия.

Он объединяет между собой удобство общения участников конференции между собой и работу с наглядными материалами. Длинный, вытянутый стол позволяет разместить видео-панели с двух сторон комнаты или даже закрепить их на потолке. Тем самым разделив переговорное пространство на две зоны.

Класс
Такое расположение мест хорошо подходит, когда выступает один или несколько ведущих. Подходит для средних по количеству мероприятий — например, лекция, тренинг, пресс-конференция.

Театр
Данный формат расстановки мест является классическим для проведения больших конференц мероприятий.

Этот формат расположения мест хорошо подходит для большого количества слушателей. Так как благодаря отсутствию столов и другой мебели освобождается дополнительное место, что позволяет установить больше посадочных мест. Стулья участников устанавливаются друг за другом и поэтому всем хорошо слышно и видно выступающих.

Звук

Благодаря аудиооборудованию в конференц-зале участники мероприятия должны хорошо и четко слышать друг друга, несмотря на расстояние или посторонние звуки. Во время презентаций и собраний особенно важно, чтобы аудитория отчетливо слышала выступающего и мультимедийные материалы. С этой целью помещение оборудуют отдельными решениями или целым комплексом взаимосвязанных устройств, которые обеспечивают полное звуковое сопровождение.

Обычно для воспроизведения аудиоматериалов в конференц-зале применяют широкополосные динамики. Их располагают на стене или монтируют в подвесной потолок, что позволяет экономить пространство в зале и обеспечивает качественную слышимость в любой точке помещения.

Для захвата голоса участников мероприятия в небольших и средних по размеру помещениях можно использовать спикерфоны, которые оснащаются встроенными динамиками и микрофонами. Преимуществами такой аппаратуры являются  встроенные технологии эхо- и шумоподавления, возможность использования беспроводного подключения, а также возможность увеличивать зону звукового покрытия за счёт последовательного соединения нескольких спикерфонов по цепи.

Центральный элемент системы озвучивания — микширующий усилитель, к которому подключают все динамики, микрофоны и прочее аудио оборудование.

Для конференций с большим количеством людей залы оснащают современными цифровыми конгресс-системами. Центральный блок управления позволяет руководить ходом дискуссии, выстраивать приоритет и очередь выступлений, следить за порядком проведения мероприятия. Дополнительно такие системы обеспечивают возможности голосования и синхронного перевода. ⁴

Советы

Чтобы конференц-зал соответствовал требованиям, необходимо обращать внимание на следующие моменты:

• месторасположение;
• размеры конференц-зала;
• имеющееся оборудование;
• стоимость.

Перед выбором, важно определиться с количеством человек, которые будут на мероприятии. Таким образом, вы сможете исключить неподходящие по размеру залы. Размеры зала подбираются под количество посадочных мест. Если точное количество людей неизвестно, лучше выбрать зал с запасными посадочными местами под количество пригласительных.

При выборе месторасположения конференц-зала, необходимо учитывать наличие парковочных мест, удобно ли будет добираться на общественном транспорте.

Для проведения тренингов, встреч, может потребоваться определенное оборудование. Для показа слайдов, или другой информации, может потребоваться проектор, телевизор, интерактивная доска и другое оснащение, сразу уточняйте их наличие.

Для длительных конференций, узнайте о возможности перекусить во время перерыва на месте или в ближайшем помещении.

Важно перед арендой помещения посетить зал очно и провести тщательный визуальный осмотр. При посещении конференц-зала, проверяют работоспособность оборудования и оговаривают условия его использования. В самом конференц-зале в течении всего мероприятия должна быть комфортная температура в зимний и летний сезон. При необходимости можно также уточнить возможность размещения плакатов.

Обязательно уточните о возможности оперативно получить поддержку технических специалистов и быстро все исправить. Если такой возможности нет, обеспечьте такого специалиста сами.

И один из ключевых моментов, на что обращают внимание – это конечно стоимость и условия оплаты. Чаше всего условия оплаты 100% предоплата. Но иногда арендодатели могут предложить оплачивать аренду зала частями: до проведения встречи вносится аванс, а остальная часть после окончания конференции.