Как продвигать мероприятие? Пример.

Вы давно в бизнесе и вам есть чем поделиться с коллегами или будущими клиентами и  вы создали для них качественный контент, тогда вы знаете, что вашей следующей не менее важной задачей является вопрос привлечения людей на мероприятие. Итак, давайте разберемся как привлечь людей на профессиональную конференцию или любое другое событие.

План продвижения

Определившись с точной датой и местом проведения конференции можно приступать к разработке плана продвижения мероприятия.

Перед запуском онлайн или офлайн продвижения, не важно какие каналы вы в итоге выберите, определитесь целями, задачами и с желаемым результатом мероприятия. 

Пункты, которые  важно определить перед запуском рекламной кампании:

• Целевая аудитория - кого вы хотите видеть на своей конференции, с какой целью вы приглашаете именно этих людей. Точное знание своей целевой аудитории поможет определиться с бюджетом и каналами продвижения. 
• Сколько людей вы планируете привлечь, поставьте себе цель на минимум и максимум гостей
• Сформулировать задачи конференции, а именно что вы хотите дать на конференции и какую обратную связь получить от гостей
• Проанализируйте рынок, сколько подобных конференций проходит в вашем городе или вашей сфере, являются ли мероприятия платными или свободными, в чем ваша уникальность, а также точки триггеры которыми вы будете заинтересовывать гостей.

Определение целевой аудитории

Один из первых и наиболее важных пунктов в продвижении конференции является четкий портрет целевой аудитории. Кроме общих характеристик, таких как география или возраст, определите место человека в интересующей вас сфере деятельности: это может быть определенная профессия, например  маркетологи, или должность занимаемая в компании, собственники малого бизнеса, индивидуальные предприниматели и тд. Исходя из собранных характеристик, вы можете сегментировать аудиторию по готовности откликнуться на ваш оффер и подготовить дальнейший план продвижения для каждой. 

Прогноз результата

Для прогнозирования результата опирайтесь на количество посетителей по трем направления целевой аудитории:

1. Горячая аудитория – это люди, которые уже посещали ваши мероприятия или ваши клиенты, которые хорошо вас знают и когда-либо сотрудничали с вами. Соответственно, у вас есть телефоны и личные почты, через которые вы можете лично пригласить человека на мероприятие.
2. Теплая аудитория – посетители конференций подобно вашей, которую вы можете собрать например, в социальных сетях, посредством размещения объявлений  на партнерских площадках.
3. Холодная аудитория – эта аудитория не замечена на конференциях подобно вашей, но потенциально может заинтересоваться, если попадет в инфо-поле продвигаемого мероприятия, для нее нужно отдельно создавать оффер и задействовать максимальное количество касаний.

Также учтите регион проведения конференции. В Москве, например, может быть больше вашей целевой аудитории, но она может быть избалована количеством мероприятий, а в регионах же, круг специалистов вашей сферы может быть меньше, но для их привлечения, возможно, понадобиться меньше усилий. Данным предложением, хотим сказать, что  не стоит планировать конференцию на 200 человек стоматологов, если в городе их в принципе 20.

В расчёте прогноза результатов поможет построение воронки продаж для каждой аудитории. Составьте медиаплан и KPI для каждого канала продвижения, рассчитайте путь клиента начиная от охвата и кликов и до регистраций и посетителей.

Сроки

Установите сроки проведения анонсирования мероприятия отдельно для каждого канала продвижения, а для этого подготовьте материал заранее и обязательно заложите время для его тестирования. При планировании сроков, помните, что для принятия решения потенциальному клиенту нужно от 6 касаний, а после регистрации необходимо обеспечить ему максимально комфортную памятку о мероприятии.

Для наиболее точного определения сроков привлечения гостя на конференцию поинтересуйтесь у специалистов о прогнозируемом охвате рекламной кампании, кликов и конверсий в регистрации. Анализируйте ход рекламной кампании каждый день, но не спешите делать выводы в самый первый тестовый период, обычно для разгона рекламной кампании нужна минимум неделя.

Немаловажным критерием в определении сроков промотирования мероприятия также являются его масштабность  и наличие соответствующего бюджета. Не бойтесь обращаться к специалистам по рекламе за прогнозированием всех этапов рекламной кампании, предварительно согласовав с ними ваши цели и задачи.

В среднем на мероприятие до 500 человек необходимо заложить 1,5 -2 месяца активного анонсирования.

Виды контента

Контент – ключевая составляющая продвижения. Используйте максимально разнообразный контент. Разделите виды контента на три составляющие:

1. Основной, или продающий  - определите ваше УТП (уникальное торговое предложение), проблемы и вопросы, которые вы решаете и предложите ваше решение. Не стоит использовать общие фразы, конкретизируйте пользу, которую вы хотите дать. Заранее продумайте возражения пользователей и постарайтесь ответить на них.
2. Информационный контент, целью которого является познакомить аудиторию с вашей компанией и с вашими услугами. Отразите ваши профессиональные знания посредством аналитики рынка, подборкой полезных материалов, инструкций, мнением экспертов или спикеров, которые будут выступать на конференции.
3. Не ограничивайтесь официальным контентом, добавьте развлекательный контент в привлечение людей на конференцию. Данный формат контента особенно подходит для социальных сетей. Гифки, шутки, трендовые мемы на близкие вашей аудитории темы должны вызывать желание поделиться с друзьями и оставить позитивное впечатление о вашей компании, тем самым повысив цитируемость и узнаваемость бренда.

Сайт

Сайт остается основным инструментом в продвижении конференции и является конечной точкой приземления пользователя. Какой бы привлекательной не была реклама в социальных сетях или в поиске Яндекса, оформление и удобство сайта определяет силу решения клиента попасть к вам на конференцию.

Перед запуском сайта сформируйте концепцию мероприятия, чем будет полезна конференция аудитории, на какие вопросы она получит ответы.

На сайте обязательны должны быть указаны следующие пункты:

• Название конференции и его формат, если конференция бесплатная, отобразите это уже на первом экране
• Дата и адрес проведения разместите на видном месте
• Краткое описание мероприятия
• Более подробное описание по пунктам отражающее его программу и выгоды
• Спикеры
• Стоимость билетов
• Условия регистрации
• Контакты организатора

Подкрепите информацию на сайте яркими фактами, например, спикера являющимся авторитетным или сколько людей уже зарегистрировалось на мероприятие.

Каналы продвижения

Рассказывая о вашем событии, задействуйте как можно больше каналов продвижения. Главным каналом продвижения будет конечно онлайн реклама. Сюда входит реклама в социальных сетях, контекстная и медийная реклама по поисковым запросам, реклама у лидеров мнения, блогеров, в некоторых случаях актуальным будет в том числе и эфир на радио.

Кроме платных каналов продвижения используйте все возможные площадки для анонсирования вашего события. Разместить публикации о предстоящем мероприятии можно на городских порталах и электронных афишах.

Размещение в электронных изданиях чаще всего гарантирует индексацию в поисковых системах по запросам аудитории. Не забывайте о тематических группах в социальных сетях, в которых также можно сделать анонс мероприятия бесплатно или за символическую сумму.

Рассылки

Email-рассылка относится к одним из недорогих и эффективных инструментов продвижения. Для начала используйте собственную базу клиентов, то есть горячую аудиторию для рассылки, затем воспользуйтесь готовыми базами.

Для своей аудитории составьте более личное письмо-приглашение, для холодной более подробное письмо с анонсом мероприятия, краткой информацией о программе и спикерах, и побуждающим призывом к регистрации, например предложите подарок за регистрацию или сообщите о повышении цены за неделю до мероприятия. В письмах делайте упор на информирование пользователей о мероприятии без агрессивных продаж. Разошлите письма с напоминанием о мероприятии за неделю и за день до его начала.

СМИ

Анонсирование мероприятия в СМИ подойдет для более крупных мероприятий и готовиться к ним нужно задолго до начала, не менее чем за 4-6 месяцев.

В первую очередь соберите отраслевые площадки и зайдите к ним с пресс-релизами, а также добавьтесь в календари мероприятий. Форматом размещения в СМИ могут быть не только пресс-релизы, но статьи, интервью, используйте различные фотографии и иллюстрации.

Хороший анонс для СМИ должен давать исчерпывающую информацию о конференции:

• тема конференции
• для кого будет интересна
• чем будет полезно мероприятие
• кто будет выступать в качестве спикера
• дата и место проведения

Брендирование на крупных порталах будет отличным дополнением к традиционным текстовым размещениям контента.

Социальные сети

Сегодня трудно представить бизнес без социальных сетей, но если ранее вы не видели необходимости зарегистрироваться в них, то сейчас самое время.

Есть два варианта развития событий:

• зарегистрировать компанию
• зарегистрировать мероприятие 

Возможно вы уже представлены в социальных сетях как компания и у вас есть лояльные к вам подписчики, в таком случае необходимо продумать стратегию анонсирования мероприятия у себя на страницах. Посвятите несколько постов нюансам конференции или создайте хайлайтс в сторис. Контентом для анонса может послужить информация о спикерах и их кейсах, о трендах, которые вы будете использовать на конференции. Также сообщите о всех плюсах мероприятия, о том как будет организован нетворкинг на конференции. Если в вашей программе заготовлены какие-то сюрпризы, например розыгрыш призов или лотерея, также сообщите об этом своей аудитории или начните розыгрыш заранее, чтобы подогреть интерес приглашенных.

Также как мы и указали выше, можно создать отдельную страницу под мероприятие, это очень удобно для последующего ведения таргетированной рекламы не уводя потенциального клиента с ресурса. Наполнение странички конференции аналогично содержанию сайта.

Таргетированная реклама

С помощью таргетированной рекламы можно сообщить о конференции пользователям интересы которых отвечают программе вашего мероприятия. Рекламу можно и нужно вести во всех социальных сетях, но у каждой сети есть свои особенности и характеристики. Аудитория сегментируется по широким и узким характеристикам:

• география
• возраст
• категории интересов
• область специализации

В сети «Вконтакте» дополнительно можно собрать аудиторию отдельных сообществ отвечающих вашим интересам и специализации.

Рекламные объявления могут вести на ваш сайт, например из Вконтакте или Одноклассники, так и на страницу мероприятия или компании в самой социальной сети, например в Инстаграм или Facebook

В современных реалиях таргетирования реклама в Тик-Ток становится все более актуальным ресурсом, если ваша аудитория может быть в данной сети, тестово можете настроить рекламу.

Контекстная реклама

Контекстная реклама, пожалуй, один из самых действенных продающих рекламных инструментов. Однако, перед запуском контекстной рекламы убедитесь в наличии горячих целевых  запросов по вашей тематике. Запросы собираются через сервис Яндекс Вордстат. При сборе семантики учитывайте регион. Рекламировать мероприятие также можно по брендовым запросам.

Примерно за месяц до мероприятия настройте рекламу в рекламной сети Яндекса и Контекстно-медийной сети Google, объявления можно будет показать на сайтах-партнерах этих поисковых систем. Не забудьте сразу же настроить ретаргетинг рекламных кампаний, с его помощью можно догнать аудиторию, которая побывала у вас на сайте и не совершила целевых действий.

Объявления условно можно разделить на три категории:

• для людей ищущих новый образовательный материал
• объявления со спикерами
• персональное обращение к холодной аудитории по профессиональной принадлежности с целью узнаваемости.

Чат-боты

Чат-боты необходимый элемент на этапе сбора аудитории на конференцию и для последующего взаимодействия с ней.

Основными задачами чат-ботов являются:

• дать всю необходимую информацию о самой конференции и деталях ее проведения аудитории
• подогрев интереса аудитории к мероприятию
• коммуникация с аудиторией, например сбор вопросов для спикеров
• передача полезного контента для каждого сегмента аудитории
• отработка возражений

Направлять пользователей в бот можно практически из любой рекламы. На период рекламы добавьте в бот кнопку «зарегистрироваться на мероприятие» для удобства пользователей.

Раздаточный материал

Минимум за день мероприятия подготовьте площадку, установить баннеры и пресс-волы, украсить зону ресепшен. Заранее необходимо собрать раздаточный материал, который подготовили спонсоры и партнеры конференции.

Раздаточный материал обычно раскладывают в зоне ресепшен или укладывают в фирменный пакет для каждого участника. Базовый набор брендированного  раздаточного материала составляет:

• программа конференции или карта с навигацией
• блокнот и ручка
• сувенирная продукция
• рекламная продукция

Раздаточный материал рассчитывается из максимально возможного количества гостей, но всегда лучше изготовить его с запасом.

Листовки

Листовка раздаваемая на вашем мероприятии также как и весь раздаточный материал должна быть брендирована и создана с учетом вашего фирменного узнаваемого стиля. Содержание листовки предполагает, что пользователи уже знакомы с вашей компанией, поэтому уже заинтересован в предлагаемых услугах. Обязательно укажите контактную информацию на листовке, она должна быть хорошо читаемой. Если на листовке используются фотографии товаров, то они должны быть высокого качества. В случае, когда на листовке освящается  какая-либо акция, то ее содержание должны четко отобразить суть акции, сроки и условия ее проведения.

Аналитика продвижения

Благодаря своевременному отслеживанию результатов кампании мы получаем своевременную возможность по ее оптимизации и соответственно улучшаем наши результаты. Точно посчитать кол-во регистраций на сайте помогут правильно настроенные цели в Google Аналитике и Яндекс метрике. Если вы используете различные каналы продвижения, например таргетинг или реклама у блогера, вам помогут различные UTM-метки или промо-коды. При аналитике не стоит заострять внимание только на конечных конверсиях, анализируйте также поведенческие факторы пришедших пользователей: время, проведенное на сайте, глубину просмотра страницы, разделы на которых останавливались пользователи, посчитайте процент совершивших конверсию людей, возможно дело в некачественном  или неудобном сайте.

Чего не стоит делать

И в конце нашей статьи поделимся советами, а именно тем чего точно не нужно делать:

• постоянно вносить изменения в программу мероприятия
• использовать серые методы продвижения, например спамить пользователям в личные сообщения
• оставлять негатив без обратной связи
• охватывать слишком широкую аудиторию
• надеяться только на один канал продвижения

Желаем вам удачи в продвижении вашего мероприятия и напоминаем, что в  отеле «Салют» можно арендовать 8 классических конференц-залов (от 8 до 500 человек). В подарок вам предоставят бесплатно один час для подготовки мероприятия. Для удобства в отеле установлен высокоскоростной интернет. За дополнительную плату предоставляют услуги организации фуршета, фото и видео оборудование, персональный менеджер. Есть удобная автомобильная парковка.