Как найти партнеров для конференций

Любое мероприятие – это не только показатель уровня компании, привлечение новых клиентов и утверждение своих позиций на рынке, но еще и большие трудо- и энергозатраты. Успешно провести мероприятие, повысить его престиж, привлечь как можно больше целевой аудитории, помогут правильно подобранные информационные партнеры.

Формы партнерства

Партнер – это любой человек или компания которые учувствуют в организации события на взаимовыгодных условиях. Выгода может быть не только в деньгах, но и в продвижении своего имени, в контактах и связях, услугах, в продукции, то есть это бартерная форма партнерства.

Не для всех компаний ваше предложение может показаться выгодным на бартерных условиях, и тогда партнер может вложить деньги в обмен на ваши возможности для него, пользой для него станет узнаваемость бренда, возможность презентовать свои услуги, или сразу же получить заявки – такой формат партнерства, обычно называют коммерческим.

Наиболее же частой формой партнерства является – информационное партнерство или кратко - инфопартнерство. Отличие информационной формы сотрудничества в том, что это не люди и не организации, а средства массовой информации. Конкретно это интернет порталы, газеты, радио, телевидение, социальные сети, лидеры мнений.

Как работает инфопартнер

Как понятно уже из названия, информационный партнер в первую очередь оказывает информационную поддержку конференции.
Задача информационных партнеров мероприятия прорекламировать событие на своих площадках, в свою очередь организаторы конференций указывают инфопартнеров в своей рекламе, например на баннерах, раздаточных материалах, листовках. На всех этапах конференции журналисты СМИ работают на мероприятии бесплатно и освещают событие на своих площадках. Цель взаимодействия охватить как можно больше целевой аудитории, что привлечет больше клиентов, спонсоров и других партнеров. Важно подобрать СМИ согласно тематике проводимого мероприятия, с учетом демографических признаков и психологического портрета аудитории.

Каких предложений мы ждем от партнеров

Включите в предложение всю информацию о предстоящей конференции – дату и время проведения, тему и формат мероприятия, каких участников вы ожидаете. Расскажите о ваших преимуществах, возможных формах участия, о спонсорских пакетах. Добавьте к сопроводительным документам бриф или анкету, так вы получите больше информации о потенциальном партнёре. Чем больше дельной информации вы направите тем эффективнее будет ваша коммуникация, и тем понятнее будет подходите ли вы друг другу.

Само предложение можно оформить в виде презентации или сделать одностраничный сайт. Помните, что как бы вам не хотелось все подробно описать, партнеры не будут тратить время на вычитывание 30 слайдов, сделайте презентацию яркой но емкой. Презентация вашего предложения – это лицо вашей компании.

В предложении четко опишите кто вы, и какой вы сферы, подтвердите ваш уровень кейсами, покажите результаты работы вашей организации¹.

Выявление интереса

Стоит отметить, что поиск партнеров начинается задолго до самого мероприятия. Проведение конференции это не спонтанная идея, а планирование дат и бюджета заранее, иногда даже за год. Начните составлять список потенциальных партнеров со всей России и кропотливо обрабатывайте каждого. На этом первоначальном этапе и начинается выявление интереса партнеров, а именно вы узнаете совпадает ли ваше видение целевой аудитории, продвигаемые ценности, готовы ли партнеры финансово вкладываться в продвижение своих услуг. Уже при первом контакте будет понятно, есть ли интерес у потенциальных партнеров, какого уровня откликаются организации. Еще один не большой совет, не делайте ваши ставки только на крупные организации, иногда более скромная компания может быть наиболее выгодным партнёром².

Составление пакетов

После того, как интерес был выявлен и база партнёров собрана, приходит время переговоров. Звоните сразу с готовыми прописанными пакетами предложений, это сэкономит время обеих сторон.

Разделите потенциальных партнеров на типы и разработайте для каждого более персонализированное предложение.

Что же должен включать в себя партнерский пакет?

1. дата, время, место проведения, количество и описание участников
2. ваше предложение как организатора
3. чего вы ждете от инфопартнера, ваше видение сотрудничества
4. подробно ваши контакты, ссылка на сайт

Разберем подробнее пункт 2, и так, вы можете предложить:

• размещение логотипа на конструкциях в зале, в фотозонах
• размещение логотипа на всех рекламных макетах (наружка, пресса, тв, интернет-ресурсы);
• упоминание партнера в анонсах и релизах в социальных сетях;
• логотипы на сайте мероприятия с активными ссылками или без;
• размещение логотипа в раздаточных материалах на мероприятии;
• упоминание партнера на самом мероприятии;
• размещение рекламных конструкций партнера в зале;
• распространение продукции или сувениров от партнера на мероприятии.

Список того, что вы ожидаете от СМИ, зависит от объема вашего предложения и возможностей самого партнера. Пакет для разного типа партнеров прописывайте более конкретно и не отрывайтесь от реальности.

Более крупное СМИ может предоставить репортаж о вашем мероприятии, если оно соответствует масштабу, если мероприятие более скромное достаточно и анонса на сайте при хорошей индексации и посещаемости сайта.

После всех договоренностей запросите у партнеров технические требования для подготовки соответствующего материала, например размеры фотографий, информация для дисклеймера, вес и формат баннеров.

В договоре пропишите все согласованные пункты, чтобы избежать спорных моментов в дальнейшем².

Рассылка приглашений

В рассылке приглашений ориентируйтесь прежде всего на контакты первых лиц компании. Отправляйте приглашения от лица организаторов конференций, с официальных почт. Оформите приглашение солидно, красиво, максимум на двух листах, но включите всю основную информацию о предстоящем мероприятии.

Отнеситесь к данному этапу серьезно, так как для многих компаний приглашение это негласное юридическое обоснование для выделения бюджета на спонсорство мероприятия, к тому же приглашение это всегда часть имиджа компании.

После рассылки приглашений необходимо уточнить дошло ли оно до ответственного лица и переходить к следующему этапу взаимоотношений³.

Выстраивание взаимоотношений

Необходимо учитывать, что рассылка приглашений – это только первый шаг к выстраиванию взаимоотношений с партнёрами. Следующее, что нужно сделать - это убедиться, что оно получено, прочитано и рассматривается. Выяснить это возможно только при телефонном разговоре или при личной встрече.

После личных переговоров, стороны приходят к устраивающему обе стороны варианту взаимодействия и заключают договор.

В договоре стороны прописывают сроки, объемы, способы получения материалов их реализацию. Прописывайте каждый пункт очень тщательно. Постарайтесь, предвидеть все возможные изменения или непредвиденные обстоятельства.

Чтобы уложиться в прописанные сроки заранее запросите весь необходимый материал от партнера, уточните сколько времени ему понадобится для его предоставления, держите на контроле выполнения обязательств сторон строго по прописанному партнерскому пакету, в этом может помочь общий документ, например Google таблицы или Event-календарь, где обе стороны могут без труда свериться с поставленными задачами и статусом их выполнения.

После того, как конференция завершена, поблагодарите партнера и в первую очередь получите от него закрывающую документацию⁴.

Спонсоры

Спонсоры являются одним из основных и иногда даже главных источников дохода мероприятия. Стоит признать, что найти по настоящему хороших спонсоров - это самая сложная часть организации мероприятия, но есть несколько рекомендаций как это сделать.

Рекомендуется искать спонсоров согласно вашему видению мероприятия, выбирайте спонсоров из вашей тематики или смежной сферы.

После определения списка потенциальных спонсоров, следует самый ответственный шаг – заинтересовать партнера. В этом вопросе важно выйти на лица принимающие решения и направить им краткое, но емкое сообщение, от которого он не сможет отказаться. В сообщении должна быть отражена выгода прежде всего для самого партнера, а не для вас, покажите знание его компании и бизнес процессов.

Помните, что спонсор это не благотворительная организация, и если кратко, то ваш партнер должен получить ответы на следующие вопросы:

• Подходит ли спонсору это мероприятие?
• Кто целевая аудитория?
• Что даст спонсору участие в этом событии?
• Способствует ли оно достижению бизнес-целей спонсора?

После первого контакта со спонсором у вас уже должен быть готов более подробный план действий и яркая презентация мероприятия для дальнейшего обсуждения.

После того как ваше сотрудничество состоялось, сделайте все чтобы сохранить отношения с вашим спонсором. Вовлеките его в планирование будущих конференций, попросите обратной связи, обсудите достигнутые результаты⁵.

Советы

• Не работайте со всеми подряд, выбирайте спикеров в соответствии с вашей аудитории и целям, иначе вы получите расфокусировку и низкую вовлеченность участников
• Хорошо продумайте интеграцию, уходите от банальности и стереотипов, составьте уникальное предложение или привлеките по настоящему ценного спикера, введите уникальные механики интеграции, которые выделят вас на фоне других событий - это может быть челлендж в соц. сетях, конкурсы и т.д.
• Заранее проверьте выступления спикеров, у вас должно быть полное представление о содержании докладов, это поможет избежать сюрпризов и сохранить концепцию мероприятия
• Сегментируйте аудиторию по интересам, это даст возможность слушателям самим составить программу по своим предпочтениям и сделать конференцию полезной для себя
• Фиксируйте коммуникацию письменно, используйте мессенджеры, почту, устный договор всегда должен быть запротоколирован письменно
• Не бросайте партнера после мероприятия, поддерживайте связь, например отправьте ему полный отчет о том как прошла конференция, какие получены результаты, поделитесь планами на будущее, не забывайте направлять поздравительные открытки на праздники².

Часто задаваемые вопросы

С чего начать поиск партнёра?
Для начала изучите рынок в вашей нише и исследуйте его, посмотрите какие похожие события проходили в вашей сфере, кто их спонсировал, какие варианты интеграции были использованы, возможно удастся узнать стоимость пакетов. Кроме того, обратите внимание на тех, кто сам предлагает варианты сотрудничества, ведь зачастую компании сами ищут способы как стать информационным партнером. Обычно объявления о партнерстве можно увидеть на нишевых площадках, в журналах и даже в таргетированной рекламе.

Какие функции может выполнять партнер на конференции?

• Бюджет, если формат вашего сотрудничества – это спонсорство
• Контент, обычно эту функцию выполняет лидирующий спикер или компания, который привлечет больше людей своим именем и в то же время презентует себя или свою компанию
• Материальная» база, например площадка для проведения мероприятия, создание сайта, упаковка социальных сетей
• Вовлечение и вознаграждение, кроме мерч-продуктов, подарком для участников могут быть скидки или промокоды на услуги, конкурсы или розыгрыши в перерывах или перед выступлениями спикеров. Бренды получат фотографии продукции и мерча, отметки, отзывы⁶.

Какие есть способы интегрировать партнера в мероприятие?

• Брендирование
• Рекламный ролик между выступлениями,
• Раздаточный рекламный материал
• Доклад от спикера
• Исследования. Стенд на выставке
• Розыгрыши, призы, промокоды⁷