Любое мероприятие – это не только показатель уровня компании, привлечение новых клиентов и утверждение своих позиций на рынке, но еще и большие трудо- и энергозатраты. Успешно провести мероприятие, повысить его престиж, привлечь как можно больше целевой аудитории, помогут правильно подобранные информационные партнеры.
Формы партнерства
Партнер – это любой человек или компания которые учувствуют в организации события на взаимовыгодных условиях. Выгода может быть не только в деньгах, но и в продвижении своего имени, в контактах и связях, услугах, в продукции, то есть это бартерная форма партнерства.
Не для всех компаний ваше предложение может показаться выгодным на бартерных условиях, и тогда партнер может вложить деньги в обмен на ваши возможности для него, пользой для него станет узнаваемость бренда, возможность презентовать свои услуги, или сразу же получить заявки – такой формат партнерства, обычно называют коммерческим.
Наиболее же частой формой партнерства является – информационное партнерство или кратко - инфопартнерство. Отличие информационной формы сотрудничества в том, что это не люди и не организации, а средства массовой информации. Конкретно это интернет порталы, газеты, радио, телевидение, социальные сети, лидеры мнений.
Как работает инфопартнер
Как понятно уже из названия, информационный партнер в первую очередь оказывает информационную поддержку конференции.
Задача информационных партнеров мероприятия прорекламировать событие на своих площадках, в свою очередь организаторы конференций указывают инфопартнеров в своей рекламе, например на баннерах, раздаточных материалах, листовках. На всех этапах конференции журналисты СМИ работают на мероприятии бесплатно и освещают событие на своих площадках. Цель взаимодействия охватить как можно больше целевой аудитории, что привлечет больше клиентов, спонсоров и других партнеров. Важно подобрать СМИ согласно тематике проводимого мероприятия, с учетом демографических признаков и психологического портрета аудитории.
Каких предложений мы ждем от партнеров
Включите в предложение всю информацию о предстоящей конференции – дату и время проведения, тему и формат мероприятия, каких участников вы ожидаете. Расскажите о ваших преимуществах, возможных формах участия, о спонсорских пакетах. Добавьте к сопроводительным документам бриф или анкету, так вы получите больше информации о потенциальном партнёре. Чем больше дельной информации вы направите тем эффективнее будет ваша коммуникация, и тем понятнее будет подходите ли вы друг другу.
Само предложение можно оформить в виде презентации или сделать одностраничный сайт. Помните, что как бы вам не хотелось все подробно описать, партнеры не будут тратить время на вычитывание 30 слайдов, сделайте презентацию яркой но емкой. Презентация вашего предложения – это лицо вашей компании.
В предложении четко опишите кто вы, и какой вы сферы, подтвердите ваш уровень кейсами, покажите результаты работы вашей организации1.
Выявление интереса
Стоит отметить, что поиск партнеров начинается задолго до самого мероприятия. Проведение конференции это не спонтанная идея, а планирование дат и бюджета заранее, иногда даже за год. Начните составлять список потенциальных партнеров со всей России и кропотливо обрабатывайте каждого. На этом первоначальном этапе и начинается выявление интереса партнеров, а именно вы узнаете совпадает ли ваше видение целевой аудитории, продвигаемые ценности, готовы ли партнеры финансово вкладываться в продвижение своих услуг. Уже при первом контакте будет понятно, есть ли интерес у потенциальных партнеров, какого уровня откликаются организации. Еще один не большой совет, не делайте ваши ставки только на крупные организации, иногда более скромная компания может быть наиболее выгодным партнёром2.
Составление пакетов
После того, как интерес был выявлен и база партнёров собрана, приходит время переговоров. Звоните сразу с готовыми прописанными пакетами предложений, это сэкономит время обеих сторон.
Разделите потенциальных партнеров на типы и разработайте для каждого более персонализированное предложение.
Что же должен включать в себя партнерский пакет?
- дата, время, место проведения, количество и описание участников
- ваше предложение как организатора
- чего вы ждете от инфопартнера, ваше видение сотрудничества
- подробно ваши контакты, ссылка на сайт
Разберем подробнее пункт 2, и так, вы можете предложить:
- размещение логотипа на конструкциях в зале, в фотозонах
- размещение логотипа на всех рекламных макетах (наружка, пресса, тв, интернет-ресурсы);
- упоминание партнера в анонсах и релизах в социальных сетях;
- логотипы на сайте мероприятия с активными ссылками или без;
- размещение логотипа в раздаточных материалах на мероприятии;
- упоминание партнера на самом мероприятии;
- размещение рекламных конструкций партнера в зале;
- распространение продукции или сувениров от партнера на мероприятии.
Список того, что вы ожидаете от СМИ, зависит от объема вашего предложения и возможностей самого партнера. Пакет для разного типа партнеров прописывайте более конкретно и не отрывайтесь от реальности.
Более крупное СМИ может предоставить репортаж о вашем мероприятии, если оно соответствует масштабу, если мероприятие более скромное достаточно и анонса на сайте при хорошей индексации и посещаемости сайта.
После всех договоренностей запросите у партнеров технические требования для подготовки соответствующего материала, например размеры фотографий, информация для дисклеймера, вес и формат баннеров.
В договоре пропишите все согласованные пункты, чтобы избежать спорных моментов в дальнейшем2.
Рассылка приглашений
В рассылке приглашений ориентируйтесь прежде всего на контакты первых лиц компании. Отправляйте приглашения от лица организаторов конференций, с официальных почт. Оформите приглашение солидно, красиво, максимум на двух листах, но включите всю основную информацию о предстоящем мероприятии.
Отнеситесь к данному этапу серьезно, так как для многих компаний приглашение это негласное юридическое обоснование для выделения бюджета на спонсорство мероприятия, к тому же приглашение это всегда часть имиджа компании.
После рассылки приглашений необходимо уточнить дошло ли оно до ответственного лица и переходить к следующему этапу взаимоотношений3.